Consultoría Contable
Haz que tu proceso administrativo-contable sea realmente eficaz
CONSULTORÍA CONTABLE
Sistema de gestión contable
Nuestro trabajo consiste en evaluar, diseñar, actualizar y optimizar el Sistema de Gestión administrativo-contable de la empresa. Esto supone que tu sistema debe registrar adecuadamente todas las operaciones, desde su inicio hasta su finalización y posterior análisis de los datos generados, todo ello minimizando entre otros, el riesgo de fraude y error, y tratando de automatizar todas las actividades y procesos que lo permitan.
Hay que entender que el sistema administrativo-contable es muy amplio y no se limita a la mera contabilización de los documentos, sino que comienza antes de la realización de un hecho económico, como puede ser un simple presupuesto, y llega hasta la finalización de las operaciones, incluyendo la fase de análisis de la información generada, ya sea económico-financiera, comercial, etc.
FASES DEL TRABAJO
De forma resumida, el trabajo consta de las siguientes fases.
Conocimiento y evaluación de las actividades y procesos
Lo primero es conocer las actividades y procesos desarrollados en la empresa para así evaluar el sistema de control actual.
Análisis y diseño del sistema
El siguiente paso es analizar las fortalezas y debilidades del sistema actual, proponiendo las correcciones o rediseñando procesos.
Implementación de las medidas
Desarrollo e implantación de las medidas y evaluación de su funcionamiento.
A tener en cuenta
Consideraciones y criterios para el desarrollo del Sistema de Gestión administrativa
Algunas consideraciones desde el punto de visto de control
De forma resumida, entre otros, hay algunos principios que contemplar en el diseño del sistema.
Automatización de actividades
Toda actividad administrativa repetitiva tiene muchas posibilidades de ser automatizada total o parcialmente. Solo hay que descubrir la herramienta adecuada. A veces son actividades no contempladas o mal adaptadas en la ERP o programa de gestión si se dispone de él.
Segregación de funciones
Por pequeña que sea una estructura de personal, deben ser muy claras las responsabilidades. Por ejemplo en compras hay principios como que no puede ser la misma persona la que realiza el pedido y la que supervisa lo recibido, por muy de confianza que sea.
Autorización
En base al organigrama de la empresa, determinadas operaciones han de ser autorizadas, como ocurre por ejemplo en compras o en determinadas ventas. Siempre ha de quedar evidencia de dicha autorización, que incluso puede ser de carácter electrónica y no física.
Verificación
Las actividades de verificación han de formar parte del sistema de control como una actividad más. Por ejemplo, las comprobaciones a realizar en la recepción de materiales, comprobación de si ciertas operaciones han sido autorizadas de forma periódica,… e igualmente ha de quedar evidencia de que se ha realizado.
Revisión y supervisión
Se deben establecer procedimientos de comprobación que a muy bajo coste, permitan tener una seguridad razonable de que los procedimientos funcionan de forma adecuada y durante todo el tiempo. Para ello se pueden utilizar técnicas de cuadre global de cifras de distintas fuentes de datos o muestreo estadístico de comprobación entre otras.
Algunas consideraciones desde el punto de vista contable
Automatización de la contabilidad
Si la información se encuentra en un programa siempre se podrá conectar con nuestro software contable para traspasar la información de forma automática, solo que hay que buscar como hacerlo, porque posible es. Esto es válido tanto para empresas como para despachos profesionales, el esfuerzo de la conexión se realiza solo una vez, luego todo son ventajas minorando el riesgo de error y el coste.
Comprobación de los traspasos de datos
Si la entrada de datos contables se realiza mediante traspaso automático, es imprescindible realizar comprobaciones de forma periódica. En muchas ocasiones encontramos errores por no hacer este tipo de comprobaciones, que sorprenden a la propia empresa.
Adaptación
El sistema contable debe adaptarse a la realidad del negocio, y no al revés. Hay que buscar la forma en la que los procedimientos habituales de la empresa cumplan con los requisitos de control, eso significa que habrá que hacer algunas modificaciones de los mismos, pero no se puede cambiar la dinámica de las actividades del negocio por razones puramente administrativas. A veces hay que buscar soluciones imaginativas.
Exceso de asientos contables
Si bien es una cuestión de criterio, consideramos que una contabilidad no tiene que tener asientos contables innecesarios y/o que sean generados simplemente para obtener cifras o resultados intermedios durante el ejercicio. Es una tendencia que generan gran parte de las ERP como son periodificaciones mensuales, amortizaciones, gastos e ingresos en curso al cierre del mes,… Hay casos en los que hemos eliminado más de 30.000 registros con efecto nulo en el conjunto del ejercicio y que dificultan el trabajo del día a día. Consideramos que lo adecuado es utilizar herramientas externas bien conectadas a nuestros datos.
Herramientas de análisis
En relación con el punto anterior, creemos que un buen análisis económico y financiero requiere otras herramientas adicionales al software contable. Si trabajamos con estas herramientas y hacemos una adecuada conexión con los datos contables con un simple click se cargarán directamente los datos desde contabilidad. Esta es la razón por la que consideramos innecesario realizar amortizaciones, periodificaciones y ajustes contablemente, dado que los podemos incorporar de forma más eficaz en estas herramientas.